Verschärfte Kassenführung kommt verzögert

Verschärfte Kassenführung kommt verzögert

Seit 2018 gibt es die Kassennachschau: Sie ermöglicht den Finanzbehörden, unangemeldet elektronische Kassensysteme zu überprüfen – auch in Apotheken. Ab dem kommenden Jahr muss zum besseren Manipulationsschutz zudem eine „zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung“ vorhanden sein. Steuerberaterin Annette Lemke zeigte kürzlich bei einer Veranstaltung des Apothekendienstleisters NARZ/AVN in Berlin auf, was die neuen Regelungen für Apotheken bedeuten – und bei welchen sie Aufschub erwarten können.

Den Steuerbehörden soll kein Geld mehr durch manipulierte Kassensysteme entgehen. Dafür soll das bereits Ende 2016 verabschiedete Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen sorgen. Die neuen Regelungen, die für den Einzelhandel und die Gastronomie gelten, werden allerdings erst nach und nach wirksam und spürbar.

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Steuerbetrug vorbeugen

Neue Anforderungen für elektronische Registrierkassen

Bereits Anfang 2018 wurde die Kassennachschau eingeführt – unter anderem für elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen. Annette Lemke, Steuerberaterin bei der Advisitax Steuerberatungsgesellschaft, gab kürzlich bei einem „Businessfrühstück“ des Rechenzentrums NARZ/AVN einen Überblick, was dieses auf den Überraschungseffekt setzende Kontrollinstrument für Apotheken bedeutet.

Es handelt sich um unangemeldete Kassenkontrollen der Steuerbehörden mit dem Ziel, möglichen Steuerbetrug zeitnah aufzuklären. Während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten können Behördenmitarbeiter auftauchen und prüfen, ob die Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben ordnungsgemäß sind. Die Kassennachschau ist ein Kontrollinstrument eigener Art und keine sogenannte Außenprüfung, wie zum Beispiel eine Betriebsprüfung. Es gibt damit auch keine Prüfungsanordnung und keinen Prüfungsbericht. In Apotheken wird die neue Kontrollmöglichkeit noch wenig genutzt. Vorgekommen sind solche Nachschauen aber auch hier schon, etwa wenn die Behörde prüfen will, ob sich eine weitergehende Betriebsprüfung lohnt. Laut Lemke haben die Behörden aber vor allem die Gastronomie im Visier.

Testkäufe und Kassensturz

Wie die Steuerexpertin erläuterte, müssen sich die Kontrolleure nicht zwingend sofort ausweisen, sie können zum Beispiel auch erst einmal Testkäufe durchführen. In dem Moment, da sie über die Offizin hinaus in andere Geschäftsräume wollen beziehungsweise in die Bücher blicken wollen, müssen sie allerdings einen Ausweis zeigen. Dann haben sie auch Einsichtsrecht, dürfen Daten übermitteln, Dokumente fotografieren und auch einen „Kassensturz“ verlangen. Wie weit die Amtsträger mit ihren Forderungen in die Vergangenheit zurückgehen können, bestimmt das Gesetz nicht näher. Die Kontrolleure können also grundsätzlich selbst festlegen, welche Daten sie sehen möchten. Ab dem kommenden Jahr werden sie auch das Zertifikat für die Sicherheitseinrichtung und die Systembeschreibung zum verwendeten Kassensystem einsehen dürfen – dazu müssen diese allerdings erst einmal vorhanden sein.

Was ist, wenn der Apothekenleiter nicht da ist?

Und was ist, wenn der Apotheker zum Zeitpunkt der Prüfung nicht anwesend ist? Grundsätzlich ist der Apothekeninhaber als Steuerpflichtiger der richtige Adressant – auch wenn eine Filialapotheke kontrolliert wird. Allerdings kann der Filialleiter mit Zustimmung des Apothekers als dessen Vertreter fungieren, erklärte Lemke. Die Finanzverwaltung geht überdies davon aus, dass ein Angestellter des Steuerpflichtigen, der über alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensystems verfügen kann, wie ein weiterer von der Kassennachschau betroffener Steuerpflichtiger gesehen werden kann. 

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